SOFTWARE ERP: UM CATALISADOR ESSENCIAL PARA O CRESCIMENTO

As implementações de ERP são mundialmente conhecidas por seus desafios de implementação inerentes, complexidades tecnológicas e custos crescentes durante a implementação. Os analistas costumam debater os benefícios do sistema ERP sobre a quantidade de esforço e custo que uma implementação de ERP exige.

Apesar de algumas chances contra o ERP, devido aos inúmeros benefícios tangíveis e intangíveis do software ERP (mesmo com os custos ligeiramente altos), não apenas grandes empresas, mas até pequenas e médias empresas investem na implementação do sistema ERP.

Gerenciando Informações – O Novo Desafio de Negócios Ampliados

Até muito tempo após o seu estabelecimento, as empresas geralmente trabalham em sistemas de gerenciamento baseados em papel, como livros ou registros, Microsoft Excel ou, em casos extremos, algum software autônomo personalizado desenvolvido localmente, que geralmente custa um centavo em comparação com o custo do software ERP. Para uma pequena empresa ou empresa recém-criada, isso é eficaz tanto em termos de custo quanto em necessidades de gerenciamento. No entanto, à medida que os negócios crescem e se expandem para novos locais, unidades ou subsidiárias, esses arsenais de baixo custo geralmente se recusam a solucionar os novos problemas de gerenciamento de informações que surgem com as economias de escala.

Na vida real, a luta diária de uma empresa adulta está principalmente centrada no gerenciamento de informações monstruosamente crescentes, sejam dados de transações financeiras, dados de estoque, informações de produção, dados de fornecedores, banco de dados de funcionários ou até e-mails. A má gestão dessas informações pode ter sérias implicações nos negócios; como faturas incorretas levam a atrasos nos pagamentos de clientes ou problemas fiscais; níveis de estoque errados levam a problemas nas baias de produção; o excesso de estoque bloqueia o capital de giro muito necessário; cronogramas de produção inadequados levam ao desperdício de horas-homem, atrasos nas produções e entregas degradam os níveis de satisfação do cliente, etc. – cada um deles abala a confiança do cliente e a posição de mercado da empresa.

O negócio ampliado é uma enorme massa integrada de informações sobre homem, máquina e material, onde cada função é interdependente das informações e suporte de outras funções. Em grandes escalas, tarefas aparentemente simples, como gerar faturas corretas, tornam-se extenuantes, digamos – 1500 faturas por semana com base em 500 ordens de compra com 10.000 itens com estratégia de preços múltiplos – isso não é muito complexo?

As empresas que tentam enfrentar esse novo desafio levantado pela expansão dos negócios com técnicas antigas, como aumentar a mão de obra, percebem muito mais cedo que isso não apenas lhes custou alto, mas o problema também atingiu um nível perigoso.

Software ERP – uma solução eficaz para gestão da informação

É aqui que o software de planejamento de recursos empresariais – ERP entra em cena. O benefício do ERP é que ele resolve dois problemas básicos de magnitude – um, lidar com dados muito e muito complexos com facilidade e dois, integrar as informações fragmentadas para construir uma massa significativa e gerenciável, que se torna a base da análise e decisão estratégicas.

Petra Schubert, do Centro de Tecnologias de Informação e Comunicação Aplicadas (CAICT), Copenhagen Business School, Dinamarca, e Susan P. Williams, Instituto de Pesquisa de Sistemas de Informação, Alemanha, realizaram um estudo empírico sobre os benefícios do ERP atual. Algumas descobertas concretas são fornecidas abaixo, para o restante do estudo de caso, visite aqui. [Fonte: http://www.bledconference.org/]

1. Duas empresas de comércio eletrônico LeShop e Digitec conseguiram garantir entregas just-in-time de forma eficiente somente após a introdução da nova versão de seu sistema ERP.
2. Na Weiss + Appetito todas as informações estão disponíveis centralmente para todas as subsidiárias. A eltromat tem acesso a informações precisas e atuais para auxiliar no processo de tomada de decisão para a gestão. A qualidade dos dados é particularmente elogiada neste caso.
3. No nível funcional, os benefícios na forma de inteligência de negócios aprimorada estão claramente em primeiro plano. A geração de análises e relatórios para gestão corporativa, ex. Indicadores chave de desempenho (KPI), cockpit de gestão (análises ad-hoc) ou o monitoramento de contratos, pedidos de compra e embarques são mencionados aqui.

Outro estudo, realizado em clientes do sistema ERP ebizframe na Índia, revelou que os clientes se beneficiaram financeiramente ao melhorar a eficiência. O sistema ERP permitiu a automatização de tarefas agilizadas, como preparação de cotações de clientes, faturas multi-impostos, reconciliações de contas, etc. melhorou em algumas semanas, o que resultou na diminuição das cobranças em mais de três semanas em alguns casos, beneficiando os fluxos de caixa operacionais e reduzindo a necessidade de descobertos ou empréstimos de negócios com juros elevados.

Esses estudos concluem que “Aceleração do Processo de Negócios” e “Transparência nas Transações de Negócios” são os dois benefícios mais importantes do software ERP que impactam todos os cantos do negócio. Um sistema ERP também beneficia os negócios pela detecção oportuna de erros e aciona o alerta muito antes de afetar a continuidade dos negócios ou ter altos custos de correção de erros.

Pergunta simples, mas significativa: o ERP é caro?

A gerência sênior costuma citar que a implementação do sistema ERP costuma ser um assunto caro para a empresa. Isso costumava ser verdade há alguns anos, mas não mais.

Devido a muitas tecnologias inovadoras desenvolvidas no passado recente, os sistemas ERP agora oferecem mais opções de configuração, tecnologia robusta para suporte reduzido e usam componentes de código aberto para reduzir a taxa de licença para os clientes. Esses fatores permitiram que os fornecedores reduzissem o custo básico do software ERP.

No entanto, o maior fator de custo em qualquer implementação de ERP é o custo de customização. Embora a maioria dos sistemas ERP modernos tenha amplas opções de personalização e variações verticais específicas para atender às necessidades de negócios, as empresas em seu zelo (geralmente para maior aceitação dos funcionários) exigem que os fornecedores personalizem o ERP para corresponder aos seus processos de negócios exatos (o que pode não ser necessariamente as melhores práticas). A personalização pesada aumenta muito o custo do ERP e também aumenta o tempo de implementação, causando atrasos e frustrações. O fato é que grande parte da customização pode ser evitada treinando os funcionários para se adaptarem ao processo de negócio disponível no ERP.

Se uma empresa pode adaptar o software ERP apenas com a personalização essencial, ela pode não apenas se beneficiar das práticas globais incorporadas ao sistema, mas também economizar muito dinheiro e tempo. Portanto, o custo de um ERP depende da vontade da administração em ir com o ERP ou do grau de customização que ele precisa.

Você pode viver sem software ERP?

Para uma empresa com muitas transações no dia a dia, o software é mais do que uma necessidade. No cenário competitivo de hoje, as empresas não podem operar sem um software de negócios eficaz. Se esse software será ERP ou um conjunto de aplicativos personalizados continua sendo uma questão de escolha e orçamentos disponíveis.

As empresas que não escolhem software integrado como o ERP geralmente fazem malabarismos com vários aplicativos de software para diferentes funções, ou seja, um para finanças, um para vendas, um para produção etc. Embora resolva alguns problemas, cria outro conjunto de problemas de negócios: problemas de integração entre vários aplicativos, mais manutenção de software da força de trabalho de TI e, acima de tudo, falta de um sistema integrado de tomada de decisão. Esses custos intangíveis e oportunidades perdidas são frequentemente ignorados, custando muito mais do que o preço da implementação do ERP ao longo do tempo. Negócios de 10 anos atrás podiam ser gerenciados sem ERP. Mas não mais!

Agora, funcionários, fornecedores e gerenciamento exigem velocidade e precisão das informações. Os clientes são muito mais exigentes em termos de preços de produtos, prazos de entrega, níveis de serviço ao cliente e valor da marca da empresa. Somente uma solução de negócios integrada, como um sistema ERP, pode oferecer a vantagem competitiva necessária para empresas em crescimento.

Com todos os seus prós e contras juntos, o software ERP continua sendo um catalisador essencial para o crescimento.