SOFTWARE ERP: UN CATALIZADOR ESENCIAL PARA EL CRECIMIENTO
Las implementaciones de ERP son reconocidas mundialmente por sus desafíos de implementación inherentes, complejidades tecnológicas y costos crecientes durante la implementación. Los analistas a menudo debaten los beneficios del sistema ERP sobre la cantidad de esfuerzo y costo que requiere la implementación de un ERP.
A pesar de algunas probabilidades en contra de ERP, debido a los numerosos beneficios tangibles e intangibles del software ERP (incluso con costos ligeramente altos), no solo las grandes empresas sino también las pequeñas y medianas empresas invierten en la implementación del sistema ERP.
Gestión de la información: el nuevo desafío de las grandes empresas
Hasta mucho después de su creación, las empresas a menudo trabajan en sistemas de gestión basados en papel, como libros o registros, Microsoft Excel o, en casos extremos, algún software independiente personalizado desarrollado localmente, que a menudo cuesta un centavo en comparación con el costo del software ERP. Para una pequeña empresa o una empresa nueva, esto es efectivo tanto en términos de costos como de necesidades de administración. Sin embargo, a medida que las empresas crecen y se expanden a nuevas ubicaciones, unidades o subsidiarias, estos arsenales de bajo costo a menudo se niegan a resolver los nuevos problemas de gestión de la información que surgen con las economías de escala.
En la vida real, la lucha diaria de una empresa adulta se centra principalmente en la gestión de información en crecimiento monstruoso, ya sean datos de transacciones financieras, datos de inventario, información de producción, datos de proveedores, base de datos de empleados o incluso correos electrónicos. La mala gestión de esta información puede tener serias implicaciones comerciales; cómo las facturas incorrectas provocan retrasos en los pagos de los clientes o problemas fiscales; los niveles de existencias incorrectos generan problemas en las bahías de producción; el exceso de inventario bloquea el capital de trabajo que tanto se necesita; Los programas de producción inadecuados conducen a horas hombre desperdiciadas, los retrasos en la producción y la entrega degradan los niveles de satisfacción del cliente, etc. – cada uno de ellos socava la confianza del cliente y la posición de mercado de la empresa.
El negocio extendido es una enorme masa integrada de información sobre el hombre, la máquina y el material, donde cada función es interdependiente de la información y el soporte de otras funciones. A gran escala, tareas aparentemente simples como generar facturas correctas se vuelven arduas, por ejemplo, 1500 facturas a la semana basadas en 500 órdenes de compra con 10,000 artículos con una estrategia de precios múltiple, ¿no es eso demasiado complejo?
Las empresas que intentan enfrentar este nuevo desafío que plantea la expansión comercial con técnicas ancestrales como aumentar la mano de obra se dan cuenta mucho antes de que esto no solo les ha costado caro, sino que el problema ha alcanzado un nivel peligroso.
Software ERP: una solución eficaz para la gestión de la información
Aquí es donde entra en juego el software de planificación de recursos empresariales: ERP. El beneficio de ERP es que resuelve dos problemas básicos de magnitud: uno, manejar datos muy y muy complejos con facilidad y dos, integrar la información fragmentada para construir una masa significativa y manejable, que se convierte en la base del análisis y decisión estratégicos.
Petra Schubert, Center for Applied Information and Communication Technologies (CAICT), Copenhagen Business School, Dinamarca, y Susan P. Williams, Information Systems Research Institute, Alemania, realizaron un estudio empírico sobre los beneficios del ERP actual. A continuación se proporcionan algunos hallazgos concretos, para el resto del estudio de caso, visite aquí. [Fuente: http://www.bledconference.org/]
- Dos empresas de comercio electrónico, LeShop y Digitec, pudieron garantizar entregas justo a tiempo de manera eficiente solo después de la introducción de la nueva versión de su sistema ERP.
- En Weiss + Appetito, toda la información está disponible de forma centralizada para todas las filiales. eltromat tiene acceso a información precisa y actualizada para ayudar en el proceso de toma de decisiones para la dirección. La calidad de los datos es particularmente elogiada en este caso.
- A nivel funcional, los beneficios en forma de inteligencia comercial mejorada están claramente en primer plano. La generación de análisis e informes para la gestión empresarial, ej. Aquí se mencionan los indicadores clave de rendimiento (KPI), la gestión de cabina (análisis ad-hoc) o el seguimiento de contratos, órdenes de compra y envíos.
Otro estudio, realizado en clientes del sistema ERP ebizframe en India, reveló que los clientes se beneficiaron financieramente al mejorar la eficiencia. El sistema ERP permitió la automatización de tareas simplificadas, como la preparación de cotizaciones de clientes, facturas de impuestos múltiples, conciliaciones de cuentas, etc. mejoró en unas pocas semanas, lo que resultó en una reducción de los cobros en más de tres semanas en algunos casos, lo que benefició los flujos de efectivo operativos y redujo la necesidad de sobregiros o préstamos comerciales con intereses altos.
Estos estudios concluyen que la “Aceleración de los procesos comerciales” y la “Transparencia en las transacciones comerciales” son los dos beneficios más importantes del software ERP que impactan en todos los rincones del negocio. Un sistema ERP también beneficia a la empresa al detectar errores de manera oportuna y activar la alerta mucho antes de que afecte la continuidad del negocio o incurra en altos costos de corrección de errores.
Pregunta simple pero significativa: ¿Es caro el ERP?
La alta gerencia a menudo cita que la implementación del sistema ERP suele ser un asunto costoso para la empresa. Esto solía ser cierto hace unos años, pero ya no.
Debido a muchas tecnologías innovadoras desarrolladas en el pasado reciente, los sistemas ERP ahora ofrecen más opciones de configuración, tecnología robusta para soporte reducido y utilizan componentes de código abierto para reducir la tarifa de licencia para los clientes. Estos factores permitieron a los proveedores reducir el costo base del software ERP.
Sin embargo, el mayor factor de costo en cualquier implementación de ERP es el costo de la personalización. Si bien la mayoría de los sistemas ERP modernos tienen amplias opciones de personalización y variaciones verticales específicas para adaptarse a las necesidades comerciales, las empresas en su entusiasmo (a menudo para una mayor aceptación de los empleados) requieren que los proveedores personalicen el ERP para que coincida con sus procesos comerciales exactos (que pueden no ser necesariamente las mejores prácticas). . La gran personalización aumenta en gran medida el costo del ERP y también aumenta el tiempo de implementación, lo que provoca demoras y frustraciones. El hecho es que gran parte de la personalización se puede evitar capacitando a los empleados para que se adapten al proceso comercial disponible en el ERP.
Si una empresa puede adaptar el software ERP con solo una personalización esencial, no solo puede beneficiarse de las prácticas globales integradas en el sistema, sino que también puede ahorrar mucho dinero y tiempo. Por lo tanto, el costo de un ERP depende de la voluntad de la administración de usar el ERP o el grado de personalización que necesita.
¿Se puede vivir sin un software ERP?
Para una empresa con muchas transacciones diarias, el software es más que una necesidad. En el panorama competitivo actual, las empresas no pueden operar sin un software comercial efectivo. Si ese software será ERP o un conjunto de aplicaciones personalizadas sigue siendo una cuestión de elección y presupuestos disponibles.
Las empresas que no eligen software integrado como ERP a menudo hacen malabarismos con múltiples aplicaciones de software para diferentes funciones, es decir, una para finanzas, otra para ventas, otra para producción, etc. Si bien resuelve algunos problemas, crea otro conjunto de problemas comerciales: problemas de integración entre múltiples aplicaciones, más mantenimiento de software de la fuerza laboral de TI y, sobre todo, falta de un sistema integrado de toma de decisiones. Estos costos intangibles y oportunidades perdidas a menudo se pasan por alto y cuestan mucho más que el precio de la implementación de ERP a lo largo del tiempo. Los negocios de hace 10 años se podían gestionar sin ERP. ¡Pero no más!
Ahora, los empleados, proveedores y gerencia exigen velocidad y precisión de la información. Los clientes son mucho más exigentes en términos de precios de productos, tiempos de entrega, niveles de servicio al cliente y valor de marca de la empresa. Solo una solución empresarial integrada, como un sistema ERP, puede proporcionar la ventaja competitiva que necesitan las empresas en crecimiento.
Con todos sus pros y contras juntos, el software ERP sigue siendo un catalizador esencial para el crecimiento.